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Vous montez des réunions professionnelles toute l'année. Convocation dans les délais, ordre du jour arrêté, émargement, prestataire audiovisuel, canal distant surveillé pendant la séance. Une fois par an, la même mécanique vous attend chez vous, sans budget et sans équipe. L'assemblée générale de votre copropriété réunit des voisins qui se croisent peu, pour voter des dépenses que vous réglerez ensuite trimestre après trimestre.
L'essentiel en 30 secondes
- Participer à distance ne va pas de soi : l'assemblée doit d'abord l'autoriser par un vote, à la majorité simple.
- Le moyen technique retenu doit permettre d'identifier celui qui vote. Un lien public ne suffit pas.
- Pour vous connecter, prévenez le syndic trois jours francs au plus tard avant la réunion.
- Le vote par correspondance ne dépend d'aucun réseau : le formulaire se renvoie trois jours francs au plus tard avant la séance.
- Devis, audit énergétique, plan de travaux : les pièces jointes se lisent chez vous, avant la séance.
Au sommaire
Une réunion qui se prépare avant la séance
Un organisateur sait qu'une réunion se gagne en amont. La convocation part dans les délais, les pièces sont jointes, la salle est réservée. Une assemblée générale obéit à la même discipline, avec une différence qui change tout : ce qui s'y décide s'applique à tous les copropriétaires, y compris à ceux qui ne sont pas venus.
Trois rôles se désignent en ouverture, à la majorité simple.
1
Un président de séance, choisi parmi les copropriétaires présents.
2
Un secrétaire, le syndic la plupart du temps.
3
Un ou plusieurs scrutateurs, si l'assemblée le souhaite.
Attention
Rien de tout cela n'est décoratif : sans président désigné, l'assemblée encourt l'annulation.
La feuille de présence tient le rôle de votre feuille d'émargement, en plus contraignant. Y figurent :
- le nom et le domicile de chaque copropriétaire,
- son nombre de voix,
- et la mention de sa présence physique, de sa représentation ou de sa connexion à distance.
Les participants la signent, le président la certifie exacte, et elle reste annexée au procès-verbal.
Le vote qui autorise la visioconférence, et que personne n'anticipe
Voici ce que beaucoup de copropriétaires découvrent le jour où ils veulent se connecter. Participer à distance ne va pas de soi : l'assemblée doit d'abord l'autoriser, à la majorité simple, et arrêter elle-même les moyens techniques retenus. Tant que cette résolution n'a pas été votée, personne ne se connecte, quel que soit le matériel disponible.
Qui paie ?
Les frais correspondants reviennent au syndicat des copropriétaires, donc à tout l'immeuble.
À faire dès maintenant
Faites inscrire cette résolution à l'ordre du jour d'une séance tenue sur place, avant d'espérer la suivante en visioconférence. Adressez la demande au syndic par écrit, avant l'envoi de la convocation, puisque l'ordre du jour se ferme plusieurs semaines à l'avance.
Les résolutions qui décident de la dépense collective
L'ordre du jour ne se limite jamais aux comptes de l'exercice. Ravalement, remplacement d'une chaudière collective, isolation des façades, raccordement à un réseau de chaleur : ces résolutions engagent une dépense étalée sur plusieurs années, et elles déterminent ce que chaque lot paiera ensuite.
Vous lisez un devis technique sans difficulté douze mois par an. Appliquez ce réflexe aux pièces jointes à la convocation, que presque personne n'ouvre. Un projet de plan pluriannuel de travaux, un audit énergétique, trois devis comparables ne se dépouillent pas en séance, entre deux prises de parole et un vote à main levée.
Quelques bénévoles du conseil syndical passent l'année sur ces pièces, et bien souvent personne d'autre ne les ouvre. Demandez-leur la liste des travaux déjà étudiés, réduisez vos charges de copropriété en commençant par le chauffage collectif, premier poste de l'immeuble. Les entreprises qualifiées RGE et les dispositifs de financement se vérifient avant la séance, jamais pendant.
Quels moyens techniques pour identifier chaque votant ?
Une assemblée à distance ne ressemble pas à votre visioconférence d'équipe. Visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique conviennent, à une condition : que le dispositif permette d'identifier celui qui vote. Un lien public jeté dans une boucle de messagerie ne satisfait pas cette exigence, comme le détaille service-public.fr sur sa fiche consacrée au déroulement d'une assemblée générale.
La suite relève de vos habitudes de métier.
1
Testez la veille.
2
Prévoyez un numéro de secours.
3
Confiez à quelqu'un la surveillance du canal distant pendant toute la séance, comme vous le feriez sur un webinaire client.
Le risque
Un copropriétaire déconnecté au moment d'un vote cesse d'être un participant, et sa voix manque au décompte. Sur une résolution de travaux qui exige la majorité de tous les copropriétaires, deux connexions perdues suffisent à repousser le projet d'un an.
Délai à respecter
Prévenez enfin le syndic trois jours francs au plus tard avant la réunion si vous comptez vous connecter. Ce délai n'a rien d'indicatif.
Le vote par correspondance, l'outil que les organisateurs négligent
Le formulaire de vote par correspondance arrive avec la convocation, et il ne dépend d'aucun réseau. Vous cochez pour, contre ou abstention, résolution par résolution, puis vous le renvoyez au syndic trois jours francs au plus tard avant la séance. C'est le dispositif le plus robuste des trois, et le moins employé.
Il suppose en revanche d'avoir lu l'ordre du jour dans le détail, à l'avance. Une résolution sur l'isolation des façades ou sur le remplacement d'une chaudière se tranche là, sur le papier, sans débat ni amendement possible. Voilà pourquoi les devis se dépouillent chez soi, la semaine précédente, et non dans la salle.
Gardez aussi la trace de ce que vous avez envoyé. Un formulaire reçu hors délai est écarté du décompte, et le copropriétaire qui l'a posté trop tard apprend le résultat sans avoir voté. Datez votre envoi, conservez l'accusé de dépôt, et notez la date limite dès l'arrivée de la convocation dans votre boîte aux lettres.
Un dernier réflexe, celui que vous appliquez après chaque événement : le compte rendu. Relisez le procès-verbal ligne à ligne : le nom de l'entreprise choisie, la somme engagée, et la feuille de présence bien agrafée derrière. Vous en aurez besoin le jour où un copropriétaire contestera une résolution, et ce jour-là un document mal tenu coûte davantage qu'une séance mal sonorisée.
En pratique : comparatif et rétroplanning
À distance ou par correspondance : ce qui change
Participer à distance
Condition
Une résolution votée au préalable, à la majorité simple, et un dispositif qui identifie celui qui vote.
Délai
Prévenir le syndic trois jours francs au plus tard avant la réunion.
Point de vigilance
Une déconnexion au moment d'un vote, et la voix manque au décompte.
Voter par correspondance
Condition
Aucune : le formulaire arrive avec la convocation et ne dépend d'aucun réseau.
Délai
Le renvoyer au syndic trois jours francs au plus tard avant la séance.
Point de vigilance
Ni débat ni amendement possible, et un formulaire reçu hors délai est écarté du décompte.
Votre rétroplanning, de la convocation au procès-verbal
1
Plusieurs semaines avant
Demandez au syndic, par écrit, d'inscrire à l'ordre du jour la résolution qui autorise la visioconférence.
2
À l'arrivée de la convocation
Notez la date limite et ouvrez les pièces jointes : plan pluriannuel de travaux, audit énergétique, devis.
3
La semaine précédente
Dépouillez les devis chez vous et demandez au conseil syndical la liste des travaux déjà étudiés.
4
Trois jours francs au plus tard avant la séance
Renvoyez le formulaire de vote par correspondance, ou prévenez le syndic que vous vous connecterez à distance.
5
La veille
Testez le dispositif et prévoyez un numéro de secours.
6
Pendant la séance
Quelqu'un surveille le canal distant du début à la fin.
7
Après la séance
Relisez le procès-verbal ligne à ligne, feuille de présence comprise.
